管理会社変更の流れ
管理会社は、その建物のことをよく知っている会社に委託することが理想です。しかし、不動産会社がもともと系列の管理会社と契約している場合があります。その場合は自動的に管理会社が決まってしまうため、物件に応じた対応というよりは、マニュアル通りの対応になる可能性があります。
現管理会社への不満が解消されない場合には、指導し改善してもらうほか、今より優れた管理会社に変更を検討する選択肢もあります。
管理会社変更の手順
現管理会社の見直し
理事会で現管理会社との関係を見直すことを検討し、住民へ通知を出します。管理会社の変更理由、変更するメリットとデメリットを理事会で十分に協議し、理事全員に共通認識を持たせます。
現管理会社との契約内容を確認
現管理会社と交わした管理委託契約書で管理会社変更の条件を確認します。契約期間中の中途解約については、個々の契約内容で異なるので注意が必要です。
見積依頼する会社を選択
受託棟数、管理業務主任者数、健全な経営状況であるかなど、管理を委託するのに適切と思われる条件を設定して、見積依頼する会社を数社選択します。また、事前に入居者へのアンケートなどを実施し、新管理会社に希望する委託内容について、追加・削除するものがないか検討し、新しい委託内容を決めておきます。
見積依頼
見積依頼する管理会社に依頼したいことを明確にし、仕様書を作成して、数社の管理会社に見積を依頼します。注意点としては、各会社を比較できるように、見積を同一条件で取るようにします。
選考
各社の提出した見積書を元に、プレゼンテーションを実施します。プレゼンテーションに参加した区分所有者から感想をもらい、理事会で１社を選択し、総会に提案、承認をもらいます。金額面だけでなく、これまでの委託契約の実績を調査し、信用度、誠実性、質など多面的、総合的にチェックすることが重要です。
新会社と契約
新会社と契約を交わし、現管理会社との引継ぎを行います。総会に新しい管理会社とその委託契約内容を提案し、決議をとります。管理規約に特に取り決めがなければ、区分所有者および議決権の各過半数の賛成で決議することができます。
管理会社変更の注意点
- 管理会社変更の上で最も重要なことは、新たな管理会社に何をしてもらいたいのかを明確にし、住民に公開して行うということです。
- 夜間、休日、緊急時の対応や日常業務の履行体制及び人員体制などについても確認しておくことが重要です。
- 現管理会社が建物の設計図書類を保管しているのであれば、すべて移管しておく必要があります。
